Pré-Réunion Liste de contrôle

May 10

Pré-Réunion Liste de contrôle


Que ce soit des réunions d'affaires ou communautaires, organiser une réunion est une tâche énorme. Il ya plusieurs choses qui pourraient mal se passer avant même le début de la réunion. Il aide à maintenir une liste pré-réunion de sorte que vous savez que vous êtes sur la bonne voie. Avec une liste de contrôle de pré-réunion, vous pouvez régler les détails plus efficacement, réduire le stress inutile et ne pas perdre de temps.

Base logistique de réunions

Réglez la date, l'heure et le lieu de la réunion. Choisissez un endroit qui est assez spacieux pour le rassemblement. Se il ya un invité spécial pour la réunion, prenez le temps de se renseigner sur l'individu, ses contributions, les intérêts et la pertinence de la réunion. Décider qui va assister à la réunion. Les gens que vous invitez doivent être pertinentes pour le but de la réunion.

Ordre du jour

Préparez l'agenda de la réunion. Indiquer l'objet de la réunion et décider les segments de réunion. Dans le cas d'un invité spécial, préparer le contenu comme des questions ou des messages d'intérêt pour la réunion et l'invité ainsi. Décider qui va faire le discours d'introduction et qui va enregistrer les discussions de la réunion. Attribuer orateurs pour chaque sujet qui sera abordé lors de la réunion.

Fournitures Réunion

Décider des fournitures que vous allez avoir besoin pour la réunion. Ceux-ci peuvent être des matériaux de papeterie ou de la paperasserie probante, tels que les rapports de l'enquête ou des documents, selon la nature de la réunion. Par exemple, si la réunion est de présenter des réclamations de votre communauté à votre élu, puis documents faisant autorité qui soutiennent votre grief sont des matériaux de réunion pertinents. Nommer une personne responsable pour la manipulation du segment des fournitures de réunion.

Règles Réunion

Règles fixés en matière de déroulement de la réunion doit être menée de bout en bout. Établir des codes de ponctualité pour les participants et comment ils doivent se comporter lors des réunions et discussions. Créer des règles pour l'organisation des réunions du personnel afin qu'ils ne transgressent le cadre de leurs rôles et responsabilités ou d'interférer avec les rôles des autres.

Communication aux parties concernées

Contactez toutes les parties concernées, y compris les invités spéciaux, les participants et le personnel de réunion au moins une semaine avant la réunion. Les informer au sujet de la réunion et de leur contribution. Envoyer des e-mails avec la date et lieu de détails ainsi que l'ordre du jour. Discuter de la réunion ordre du jour et les rôles et les responsabilités avec la satisfaction du personnel en personne. Contactez participants et confirmer leur disponibilité pour la réunion.

Tâches de dernière minute

Contactez les participants à la réunion d'un jour avant la réunion pour leur rappeler de la réunion et confirmer leur présence. Rappelez-leur de l'emplacement des sites. Rassemblez votre réunion d'organisation du personnel, quelques heures avant la réunion et de répéter l'objectif de la réunion et de débit ainsi que le rôle de chaque membre du personnel.